3 belangrijke redenen waarom organiseren en archiveren voor elke organisatie van belang is

Je kent het vast wel: organiseren en archiveren. Waarschijnlijk niet het leukste wat je te doen hebt. Maar toch is dit enorm belangrijk voor elke onderneming. Waarom is dit zo belangrijk? In deze blog vertellen we wat archiveren is en wat de noodzaak is van organiseren en archiveren voor bedrijven. Archiveer jij je documenten al?

Wat is archiveren?

Wanneer jij je iets archiveert, is dat meer dan enkel wat documenten bewaren. Het is namelijk het beheren en waren van informatie, zodat jij het later voor andere doeleinden weer kunt gebruiken. Deze informatie kan dus later nog steeds heel waardevol voor je bedrijf zijn. Door deze informatie te organiseren en te structureren kan je later deze documenten eenvoudig en snel weer terugvinden. 

Wettelijke verplicht

Het archiveren van juridische en financiële documenten is verplicht. Wist je dat deze documenten wel 10 jaar waard moeten worden? Over de jaren heen zal het aantal documenten flink toenemen. Het organiseren en archiveren van deze bewijsstukken is daarom van essentieel belang om je archief overzichtelijk te houden.

Informatief

Zelfs als de wettelijke bewaartijd van je documenten is verlopen, kunnen deze documenten belangrijk blijven. Je kunt namelijk veel informatie verkrijgen uit deze documenten. Het kan namelijk belangrijk zijn voor je huidige werkzaamheden. Er worden dagelijks belangrijke beslissingen genomen in je bedrijf op basis van de beschikbare informatie. Bewaar deze bewijsstukken totdat je ze niet meer nodig hebt.

Historische waarde

Wil je een beeld krijgen over de werkzaamheden van de afgelopen jaren? Het organiseren en archiveren van jaarverslagen, notules van belangrijke vergaderingen, foto’s kunnen belangrijk zijn voor. Op een gegeven moment zijn deze documenten niet meer van bedrijfseconomische waarde, maar bieden ze toch wel een historische waarde. Deze documenten zijn van belang voor het maken van een jubileumboek.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *